Fayna Haudry

En tant que véritable couteau suisse, j'assure la gestion et la coordination de l'ensemble des activités liées à la vie au bureau, comprenant notamment les responsabilités suivantes : -Prendre en charge la gestion des Services Généraux et apporter un soutien dans des tâches administratives du personnel, de gestion administrative et/ou de pré-comptabilité. -Servir de point de contact entre l'équipe interne et les partenaires externes. -Gérer les processus de paie et les feuilles de temps en collaboration avec l'équipe, tout en assurant la gestion des factures clients et fournisseurs. -Organiser des événements d'entreprise, les repas d'équipe, et les activités de team building.

-Formation des nouveaux arrivants aux procédures de travail. -Instauration d'une atmosphère agréable et d'un environnement de travail optimal pour garantir le bien-être de l'équipe. -Commande de marchandises auprès des fournisseurs avec négociation des meilleurs prix. -Suivi de l'état des stocks, anticipation des ruptures. -Maîtrise parfaite des connaissances relatives à l'entreprise, son fonctionnement, ses objectifs et ses enjeux. -Veille à la bonne tenue des locaux et aux respects des règles de vie. -Gestion des locaux et des différents prestataires/partenaires au quotidien (société de ménage, société de maintenance...). -Gestion et suivi de la flotte mobile. -Participation à l'organisation des évènements (afterwork, team building, petits déjeuners, diners...). -Participation à l'aménagement des espaces actuels et futurs (stockage, décoration, décoration, sécurité) et proposition de nouvelles idées afin d'améliorer les procédures internes.

-Assistance apportée à la Chargée de Recherche Sénior et un Managing Partner afin de garantir le bon fonctionnement du service. -Accueil physique et téléphonique. -Traitement des dossiers administratifs, vérification des documents, saisie informatique, numérisation, classement et archivage. -Organisation des réunions, y compris la réservation des salles, la préparation des ordres du jour, ainsi que la gestion du matériel et de la documentation. -Gestion administrative des dossiers clients, avec mise à jour des bases de données informatiques. -Création de présentations sur PowerPoint pour les réunions.

-Coordination des réunions, réservation des salles, installation du matériel, et commande des repas. -Suivi des paiements, mise à jour des tableaux de bord, et relances téléphoniques pour obtenir les paiements et les documents manquants. -Expédition du courrier du personnel et de la direction, incluant la mise sous pli, l'affranchissement, et la coordination des services de courrier. -Organisation des déplacements professionnels, avec réservation des transports, taxis, et logement. -Rédaction de différents courriers sur Word et planification des entretiens de recrutement avec les candidats. -Mise à jour des bases de données informatiques. -Gestion quotidienne du secrétariat du service.

-Traitement du courrier : envoi, réception, distribution aux différents services. -Gestion des stocks et fournitures de bureau. -Suivi de la facturation, mise à jour des tableaux de bord, relances téléphoniques pour obtenir les paiements et les documents manquants. -Création de présentations sur PowerPoint pour les réunions. -Gestion du secrétariat courant du service. -Recherche de prestataires, avec demande de devis.

Skills: Anglais · Polyvalence · Connaissances en informatique · Compétences administratives

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Skills: Anglais · Polyvalence · Connaissances en informatique

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