Karl Guerin

Situation Vroomly souhaitait renforcer sa performance commerciale et opérationnelle en améliorant la fiabilité du funnel, la qualité des données HubSpot et l’efficacité des équipes SDR / AE / Activation. Les défis incluaient : • Un funnel difficilement pilotable (incohérences data, étapes non respectées) • Une perte significative entre l’activation et l’engagement • Une faible visibilité sur les performances inbound / outbound / HP / BP • Des dashboards instables ou incomplets pour les équipes commerciales ⸻ Scope 1. Analyse et fiabilisation du funnel complet : Lead → Contact → Démo → Activation → Engagement 2. Optimisation de la qualité et de la gouvernance des données HubSpot 3. Structuration ou correction des processus commerciaux SDR / AE / Activation 4. Refonte ou création de dashboards pour équiper les équipes (SDR, AE, Pre-Sales, Comex) 5. Analyses transverses (cohortes, churn, segmentation HP/BP, performance inbound / outbound) ⸻ Actions 1. Diagnostic & structuration du funnel • Analyse des conversions clés et identification des zones de perte majeures • Recomposition du funnel réel vs funnel théorique • Clarification des règles métier SDR / AE pour chaque étape 2. Fiabilisation de la donnée HubSpot • Nettoyage et normalisation des champs critiques (stages, lost reasons, timestamps) • Définition d’une architecture de données simple, cohérente et exploitable • Mise en place de workflows d’automatisation pour sécuriser les transitions clés du funnel 3. Refonte des lost reasons & gouvernance commerciale • Rebatir une taxonomie efficace (ciblage, exécution, post-démo) • Définition des règles d’usage par étape du funnel • Création d’une propriété “Lost deal stage” + workflows associés • Recomposition de l’historique pour obtenir une vision correcte des pertes 4. Dashboards & pilotage • Création d’un dashboard complet Pre-Sales • Stabilisation et mise à jour continue des dashboards SDR / AE / KAM / Comex • Mise en place d’une logique claire de maintenance et d’ownership 5. Analyses ad hoc et recommandations • Analyse activation → engagement • Segmentation inbound / outbound & HP / BP • Identification des leviers de conversion et recommandations structurantes ⸻ Résultats • Funnel clarifié et pilotable, mettant en lumière les zones de perte critiques • Significative amélioration de la qualité des données et réduction des incohérences • Process commerciaux mieux structurés et documentés • Base analytics stable permettant un pilotage fiable par les équipes métier

Situation ActiveViam faisait face à des limites structurelles dans le pilotage de son activité commerciale et marketing, liées à une data CRM peu fiable, des process GTM hétérogènes et une faible lisibilité sur la performance réelle des campagnes et du funnel. Les principaux enjeux identifiés : • Manque de visibilité claire sur la performance des campagnes marketing (emails, outbound, régions) • Données CRM hétérogènes et difficilement exploitables pour l’analyse • Absence de pilotage consolidé entre marketing, sales et management • Dépendance à des analyses manuelles et peu scalables ⸻ Scope 1. Diagnostic de la qualité des données CRM et des campagnes marketing 2. Structuration du reporting marketing et commercial dans HubSpot 3. Analyse des performances email & campagnes outbound 4. Mise en place de dashboards de pilotage pour les équipes marketing & management 5. Recommandations sur les bonnes pratiques de gouvernance CRM & marketing ops ⸻ Actions 1. Diagnostic CRM & marketing data • Audit de la structure des campagnes HubSpot (emails, listes, propriétés) • Analyse des causes de non-livraison, bounces et emails “not sent” • Identification des limites liées au setup marketing vs sales emails 2. Structuration du reporting marketing • Définition des KPIs clés (sent, delivered, bounced, open, click, reply) • Recommandation d’une logique de campaign-level reporting vs email isolé • Mise en place d’une lecture cohérente par région (NAM / EMEA) et par campagne 3. Analyse des performances campagnes • Analyse détaillée des campagnes Front Office (NAM) • Identification de patterns de délivrabilité par domaine (ex : grandes institutions financières) • Distinction cold outreach vs existing accounts pour contextualiser la performance 4. Dashboards & pilotage • Recommandations pour la création de dashboards HubSpot “live” • Structuration d’une vue partagée pour Marketing, Sales et Management • Définition d’une logique de suivi hebdomadaire (weekly sanity check) 5. Recommandations opérationnelles • Bonnes pratiques de segmentation (prospects vs existing accounts) • Recommandations sur l’usage des sales emails vs marketing emails • Préparation des fondations pour une future migration HubSpot (Marketing + Sales) ⸻ Résultats • Vision claire et partagée sur la performance réelle des campagnes marketing • Meilleure compréhension des enjeux de délivrabilité et de segmentation • Bases posées pour un pilotage marketing & sales plus fiable et scalable • Alignement renforcé entre marketing ops, sales et management

Situation Intégral faisait face à des limites opérationnelles dans l’exploitation de sa base CRM, liées à une qualité de données insuffisante, des formats de coordonnées hétérogènes (téléphones, emails) et une faible fiabilité des données activables pour les équipes commerciales. Les principaux enjeux identifiés : • Base CRM volumineuse mais partiellement inexploitable (téléphones non normalisés, emails incomplets ou invalides) • Forte dépendance à des traitements manuels pour fiabiliser les données • Difficulté à activer efficacement la donnée dans les outils sales (outbound, call, enrichissement) • Risque de dégradation continue de la qualité des données sans règles claires ⸻ Scope 1. Audit de la qualité des données CRM (contacts & entreprises) 2. Nettoyage et normalisation des coordonnées clés (téléphone, email) 3. Mise en place d’un pipeline d’enrichissement via Clay 4. Définition de règles simples de gouvernance data 5. Préparation d’une base CRM activable pour les équipes commerciales ⸻ Actions 1. Diagnostic qualité des données • Analyse de la structure des champs téléphone et email dans HubSpot • Identification des principaux cas d’invalidité (formats, doublons, champs non exploitables) • Qualification des taux de données activables vs non activables 2. Nettoyage & normalisation des téléphones • Construction d’un pipeline Clay dédié à la normalisation des numéros • Standardisation au format international (E.164) • Détection et correction des numéros erronés ou incomplets • Réintégration contrôlée dans HubSpot 3. Nettoyage & enrichissement des emails • Vérification de la validité des emails existants • Enrichissement ciblé des contacts à fort potentiel • Séparation claire entre données fiables et données à exclure des usages sales 4. Structuration d’un process data scalable • Définition d’un process reproductible Clay ↔ HubSpot • Documentation des règles de traitement (priorités, exclusions, champs de sortie) • Mise en place de garde-fous pour éviter la re-dégradation de la donnée 5. Préparation à l’activation commerciale • Livraison d’une base prête pour l’outbound (call, email, enrichment) • Clarification des usages data pour les équipes sales • Alignement data / outils / process ⸻ Résultats • Base CRM significativement plus fiable et exploitable • Forte amélioration du taux de coordonnées activables (téléphone & email) • Réduction des traitements manuels liés à la qualité des données • Fondations solides pour une activation commerciale plus efficace et scalable

Situation : CELINE souhaitait optimiser son architecture de données et ses outils analytiques pour mieux répondre aux besoins opérationnels des équipes métiers. Les défis incluaient : • Accessibilité et compréhension des données : garantir une structure claire et exploitable pour les équipes métiers • Suivi des KPIs critiques : fournir des outils adaptés pour monitorer les performances en supply chain et business planning • Analyses stratégiques : détecter des insights à travers des analyses de données ad hoc pour éclairer les prises de décision Scope : 1. Développement et amélioration de l’architecture de données pour répondre aux évolutions des systèmes d’information (GCP) 2. Création et optimisation de dashboards Power BI pour suivre les KPIs opérationnels 3. Réalisation d’analyses de données ponctuelles pour déceler des insights et formuler des recommandations stratégiques Actions : 1. Optimisation de l’architecture de données : • Collaboration avec les équipes IT pour adapter les systèmes d’information en fonction des besoins métiers • Mise à disposition de nouvelles sources de données grâce à des projets spécifiques alignés sur les évolutions SI 2. Développement de dashboards Power BI : • Création et maintenance de tableaux de bord automatisés dédiés aux équipes métiers, permettant un suivi en temps réel des KPIs 3. Analyses ad hoc et recommandations : • Réalisation d’études ponctuelles pour identifier des opportunités ou résoudre des problématiques opérationnelles

Situation : GimmyFood, start-up spécialisée dans la restauration, rencontrait des difficultés majeures : 1. Absence de centralisation : aucun outil pour regrouper prospects et clients 2. Manque de processus structurés : tâches manuelles chronophages et opportunités souvent oubliées 3. Impact sur la croissance : désorganisation freinant le chiffre d’affaires et la productivité Scope : 1. Paramétrer Hubspot pour centraliser les données et structurer les processus 2. Automatiser les workflows pour optimiser la gestion des leads 3. Simplifier l’importation des données prospects 4. Documenter les processus pour faciliter l’adoption Actions : 1. Paramétrage de Hubspot : • Création du pipeline de ventes, des workflows (relances, assignation des leads) • Configuration de tableaux de bord pour un suivi en temps réel 2. Automatisation des processus : • Importation simplifiée des données scrappées via Google Sheets (3 clics) • Workflows automatisés pour les relances et communications 3. Documentation : • Création d’un data catalog et de tutoriels vidéo détaillant les processus Résultats : • Productivité accrue : réduction du temps consacré aux tâches manuelles • Centralisation des données : gestion efficace des prospects et clients • Satisfaction des équipes : adoption rapide et retours positifs sur la simplicité des outils • Impact sur la croissance : suivi optimisé des opportunités, renforçant le potentiel de chiffre d’affaires

Situation : Brown-Forman, leader mondial des spiritueux, rencontrait des défis majeurs dans la gestion de ses performances commerciales : 1. Absence de consolidation des rapports : 12 marchés produisaient des rapports distincts, empêchant une vue d’ensemble régionale 2. Manque d’harmonisation : formats variés, rendant l’analyse et la comparaison difficiles 3. Identification complexe des tendances : absence de reporting consolidé pour détecter les opportunités et suivre les parts de marché 4. Besoins stratégiques urgents : nécessité d’une vision globale pour piloter la compétitivité Scope : • Créer un reporting consolidé pour les données de ventes (volume, valeur, parts de marché, tendances) • Concevoir un template PowerPoint pour les C-levels, mettant en avant les insights clés • Automatiser les outils pour simplifier les mises à jour mensuelles Actions : 1. Maquettage du rapport cible : • Définition des KPIs prioritaires et structuration des catégories d’analyse (5 catégories, 5-10 marques) • Ajustement des KPIs selon les données disponibles par marché 2. Harmonisation des données locales : • Standardisation des formats pour les 12 marchés et centralisation via Google Sheets 3. Automatisation : • Utilisation de formules avancées (QUERY) pour organiser et mettre à jour les données automatiquement • Connexion dynamique entre Google Sheets et PowerPoint pour des présentations actualisables 4. Production de la présentation C-level : • Création d’un template PowerPoint (+25 slides) consolidant les données et insights clés Résultats : • Centralisation des données : un reporting unique offrant une vue globale sur les performances européennes • Gains d’efficacité : réduction du temps de production grâce à l’automatisation • Visibilité accrue : meilleure identification des tendances et opportunités, auparavant invisibles • Satisfaction client : retours positifs sur la clarté et l’efficacité des outils livrés

Situation : Uptoo accompagne des TPE / PME dans le développement de leur machine de vente en intervenant sur des sujets CRM, funnel de vente, process et automatisations Scope : j'interviens en tant que Consultant Sales Ops pour les clients Uptoo en les accompagnement dans le développement et la structuration de leur activité commerciale Actions : 1. Audit commercial : analyses quantitatives (performance commerciale, productivité des équipes) et qualitatives (entretiens métiers, compréhension des process, maping des process) 2. Benchmark CRM 3. Formulation de recommandations stratégiques et commerciales 4. Mises en place CRM et des solutions Résultats : 4 clients accompagnés

Situation : le CEDEP, organisation spécialisée dans la formation pour cadres dirigeants, faisait face à plusieurs défis : • Absence de structuration : processus commerciaux et opérationnels non standardisés ni documentés, limitant la coordination entre équipes (sales, ADV, comptabilité, opérations) • Manque d’outils : gestion dispersée via Excel, freinant le suivi des opportunités et des performances • Collaboration inefficace : échanges chronophages entre équipes, entraînant des frictions dans la gestion des programmes et devis Scope : 1. Réaliser un audit approfondi des processus commerciaux et opérationnels avec la directrice commerciale et la directrice des opérations 2. Identifier les carences organisationnelles et proposer des solutions adaptées 3. Établir des recommandations stratégiques pour structurer et optimiser les pratiques commerciales Actions : 1. Audit des processus : • Organisation de 5 ateliers pour analyser les pratiques actuelles et cartographier les flux de travail • Identification des blocages : absence de base de données centralisée, gestion inefficace des devis, manque de KPIs • Élaboration d’un cahier des charges détaillé décrivant les besoins des équipes 2. Analyse des opportunités : • Cartographie des carences : suivi insuffisant des clients, gestion désorganisée des devis • Propositions pour simplifier les échanges, standardiser les processus d’inscription et documenter les workflows critiques 3. Recommandations stratégiques : • Proposition de 18 projets concrets pour structurer les processus, développer la prospection et améliorer les performances • Recommandations pour centraliser les données via un CRM adapté et introduire des reportings automatisés Résultats : • Clarté des priorités : projets clés identifiés pour structurer les processus commerciaux et opérationnels • Visibilité stratégique accrue : indicateurs clés définis pour piloter l’activité et documenter les workflows

Situation : Patrigel, distributeur de produits alimentaires surgelés, faisait face à plusieurs défis : • Manque de centralisation des données : absence de CRM, utilisation exclusive d’un ERP et fichiers épars limitant le suivi des clients et prospects • Absence de processus structurés : gestion indépendante par chaque commercial, limitant la prospection et le suivi des opportunités • Problèmes de suivi des KPIs : absence de reporting consolidé pour évaluer les performances Scope : la mission comprenait trois phases : 1. Audit commercial : validation du besoin de CRM et identification des besoins spécifiques 2. Benchmark CRM : analyse des solutions CRM 3. Mise en place de Pipedrive : configuration du CRM, structuration des processus et livraison d’une documentation détaillée Actions : 1. Audit commercial : • Animation de 4 ateliers pour cartographier les besoins et problématiques des départements • Élaboration d’un cahier des charges définissant les fonctionnalités clés (suivi des prospects, automatisation des relances) 2. Benchmark CRM : • Analyse comparative de 5 outils CRM et validation par des démonstrations éditeurs • Synthèse des avantages et inconvénients, recommandant Pipedrive 3. Mise en place de Pipedrive : • Paramétrage du pipeline de ventes, des workflows automatisés et des tableaux de bord • Centralisation des données clients pour un suivi simplifié et cohérent 4. Documentation : • Création d’un document catalog regroupant les workflows configurés • Réalisation de tutoriels vidéo expliquant les processus clés Résultats : • Centralisation des données : gestion efficace des clients et prospects dans Pipedrive • Productivité accrue : réduction du temps passé sur les tâches manuelles grâce à l’automatisation • Adoption réussie : satisfaction des équipes et de la direction sur la clarté des outils livrés • Visibilité accrue : suivi optimisé des KPIs et meilleure anticipation des performances commerciales

Situation : le Groupe CIR, spécialiste de la commercialisation de biens immobiliers issus de rénovations, rencontrait plusieurs défis : • Absence de centralisation : pas de CRM, données clients dispersées et doublons fréquents • Efficacité commerciale limitée : processus désorganisés rendant le suivi des opportunités peu efficace • Problèmes de reporting : indicateurs complexes à mettre à jour et absence d’outil pour suivre les performances Scope : 1. Réaliser un audit approfondi des pratiques commerciales et besoins des équipes (direction, commerciaux, marketing, ADV) 2. Mener un benchmark CRM détaillé pour identifier la solution la plus adaptée Actions : 1. Audit commercial : • Organisation de 5 ateliers pour analyser les pratiques actuelles et cartographier les besoins spécifiques • Identification des problématiques clés : manque de suivi structuré, tâches manuelles récurrentes, faible visibilité sur les performances • Rédaction d’un cahier des charges définissant les priorités : gestion des données, automatisation des relances, outils d’aide à la décision 2. Benchmark CRM : • Analyse de plusieurs solutions CRM sur les critères de prix, fonctionnalités, intégration avec l’extranet et facilité d’utilisation • Démonstrations avec les éditeurs CRM pour valider leur adéquation • Synthèse comparative des options, recommandant Hubspot comme solution idéale Résultats : • Clarification des besoins : priorités clairement définies pour structurer les processus commerciaux • Recommandation validée : choix de Hubspot grâce à une analyse rigoureuse et des retours des utilisateurs potentiels • Documentation complète : livrables incluant un cahier des charges détaillé et une synthèse comparative • Satisfaction client : retours positifs sur la méthodologie et la clarté des recommandations fournies

Situation : Bobet Matériel, spécialiste des fournitures pour l’industrie agroalimentaire, rencontrait plusieurs défis : • Manque de centralisation : absence de CRM, informations clients dispersées et doublons fréquents • Tâches manuelles chronophages : saisie répétitive des devis et commandes, entraînant une perte de temps significative (jusqu’à 3 heures par jour pour les commerciaux) • Absence de reporting : difficulté à suivre les performances commerciales et marketing • Problèmes de collaboration : échanges fastidieux entre les commerciaux, l’ADV et les autres départements Scope : 1. Réaliser un audit commercial pour identifier les besoins des équipes (commerciaux, ADV, direction) 2. Effectuer un benchmark CRM pour évaluer et recommander la solution la plus adaptée 3. Structurer et optimiser les processus via la mise en place d’un CRM performant Actions : 1. Audit commercial : • Organisation d’ateliers avec les équipes clés pour analyser les processus actuels et cartographier les besoins spécifiques • Élaboration d’un cahier des charges détaillé décrivant les fonctionnalités prioritaires (centralisation des données, automatisation des relances, reporting) 2. Benchmark CRM : • Analyse de plusieurs solutions CRM selon les critères de prix, fonctionnalités, intégration avec l’ERP existant (Proginov) et ergonomie • Recommandation d’une solution répondant aux attentes exprimées 3. Recommandations et livrables : • Propositions pour simplifier les workflows commerciaux et réduire les tâches manuelles • Préparation des équipes à l’adoption d’un CRM via des guides pratiques Résultats : • Centralisation des données : meilleure gestion des clients et prospects dans une base accessible et fiable • Gain de temps : réduction des tâches manuelles, permettant aux commerciaux de se concentrer sur la prospection et la gestion des opportunités • Visibilité accrue : reporting structuré pour suivre les performances et piloter les activités commerciales

Situation : Histoires de Slides, agence spécialisée dans la création de présentations, faisait face à plusieurs défis : • Manque de pilotage commercial : absence d’indicateurs sur les ressources utilisées et performances commerciales • Processus inefficaces : tâches manuelles chronophages (relances, suivi des leads), entraînant des opportunités manquées • Suivi des opportunités limité : absence de segmentation claire et de priorisation dans les actions Scope : 1. Optimiser l’utilisation de Hubspot pour structurer les processus commerciaux et automatiser les tâches 2. Fournir des outils de pilotage pour améliorer la visibilité sur les performances 3. Automatiser la qualification et le suivi des leads pour maximiser l’efficacité commerciale Actions : 1. Audit des pratiques existantes : • Analyse des processus commerciaux via des ateliers avec les équipes (direction, commerciaux) • Identification des carences : absence de segmentation, workflows sous-optimisés, manque de standardisation 2. Automatisation des processus : • Paramétrage de workflows Hubspot pour les relances et le suivi des prospects • Standardisation des notes de rendez-vous et automatisation des transactions dans le pipeline • Création de séquences de mails semi-personnalisés pour qualifier les leads froids 3. Création de tableaux de bord : • Développement de dashboards Hubspot pour suivre les performances (leads par canal, taux de conversion, segmentation) et le ROI 4. Documentation et recommandations : • Fourniture d’un document regroupant workflows, dashboards et recommandations pour faciliter l’adoption Résultats : • Productivité accrue : réduction du temps consacré aux tâches manuelles grâce à l’automatisation • Efficacité renforcée : meilleure qualification et segmentation des leads, augmentant les conversions • Visibilité stratégique : tableaux de bord permettant un pilotage précis et une anticipation des besoins

Situation : Michelin Lifestyle, dans une volonté de se développer sur le marché des accessoires pour véhicules électriques, souhaite réaliser une étude de marché pour déterminer les catégories d'accessoires pour véhicules électriques les plus porteuses en Europe et Amérique du Nord Scope : créer une étude de marché prenant la forme d'une liste des différentes catégories d'accessoires pour voitures électriques, permettant d’identifier les marchés les plus porteurs pour l'entreprise en Europe et Amérique du Nord Actions : 1. Recherche et analyse de documents d’informations à propos du marché des véhicules électriques et en particulier des accessoires : etudes de marché (Xerfi, Statista), bases de données articles de presse, documents investisseurs des principaux acteurs (fabricants automobiles et équipementiers) 2. Analyse du marché du véhicule électrique du point de vue du consommateur : usages, préférences 3. Production d’un document de synthèse Résultats : • Restitution d’un document de synthèse PowerPoint reprenant (i) les différentes catégories d’accessoires sur les différents marchés, (ii) les principales données de marché pour ces catégories et des projections sur les années à venir, (iii) une synthèse mettant en exergue les catégories les plus pertinentes par marché • Formulation de recommandations stratégiques en fonction du market fit des différentes catégories et de leur potentiel de marché

• Automatisation de la production de reportings financiers à destinations de partenaires financiers (ministères, régions, départements) : diminution du temps de production de 5 jours ouvrés à ½ jour ouvré grâce à Excel et Power Query • Pilotage de projets d’excellence opérationnelle : amélioration des process existants, développement et documentation de nouveaux process, structuration des tâches quotidiennes • Mise en oeuvre de projets (outils, produits, IA) pour améliorer l’efficacité des équipes • Conduite du changement : formation continue et accompagnement des équipes dans la prise en main des nouveaux outils et process

• Mise en place d’une cellule de “risk management” afin de déceler les risques potentiels lors d’une acquisition: recrutement d’experts juridiques, conception d’un document d’audit pour ces experts • Réalisation d’un test d’un nouveau canal de revente des biens afin d’identifier les meilleurs pratiques des agents immobiliers : cadrage, négociation du budget, recrutement d’une personne, mise en place d’un nouveau parcours et de fichiers de suivi / reporting, rédaction d’une synthèse • Analyse du ROI de chacun des canaux de revente

• Analyses financières (Excel) : valorisation d’entreprise au travers des méthodes DCF ou de multiples, modeling financier, business plan • Rédaction de profils d’entreprise, de mémorandums d’information, de pitch books et d’autres documents transactionnels à destination d’entreprises ou d’investisseurs via PowerPoint • Evaluation des opportunités d’investissement au travers d’études de marché, de veilles stratégiques et concurrentielles et l’élaboration de business plans

• Construction de documents de reportings financiers (Excel) et de suivi de l’avancée du projet (PowerPoint) pour le management • Participation à l’élaboration de la roadmap produit et des cycles scrums avec l’équipe produit (scrum master, développeurs) : priorisation des tâches, définition des deadlines, attribution • Test des fonctionnalités sur tablettes du produit et retours aux équipes développeurs • Rédaction d’un document de +50 pages sur le futur de la vente de véhicules pour le Head of IT

• Analyses financières (Excel) : valorisation d’entreprise au travers des méthodes DCF ou de multiples, modeling financier, business plan • Rédaction de profils d’entreprise, de mémorandums d’information, de pitch books et d’autres documents transactionnels à destination d’entreprises ou d’investisseurs via PowerPoint • Evaluation des opportunités d’investissement au travers d’études de marché, de veilles stratégiques et concurrentielles et l’élaboration de business plans

• Analyses financières (Excel) : valorisation d’entreprise au travers des méthodes DCF ou de multiples, modeling financier, business plan • Rédaction de profils d’entreprise, de mémorandums d’information, de pitch books et d’autres documents transactionnels à destination d’entreprises ou d’investisseurs via PowerPoint • Evaluation des opportunités d’investissement au travers d’études de marché, de veilles stratégiques et concurrentielles et l’élaboration de business plans