Laurene GUEDE

– Développement et mise en œuvre de la stratégie de communication en identifiant les temps forts et en planifiant des actions ciblées (campagnes, événements, partenariats). – Création et gestion d'outils marketing: rédaction de newsletters engageantes, organisation de jeux concours BtoB, collaboration avec des influenceurs, et production de contenu impactant. – Supervision des activités digitales: relations avec le Community Manager et coordination des campagnes Facebook Ads avec un prestataire externe. – Gestion du branding visuel: création de designs en lien avec un graphiste, garantissant une cohérence esthétique et une forte identité de marque. – Administration et optimisation du site e-commerce (Shopify) : gestion des mises à jour, analyse des performances et amélioration de l'expérience utilisateur.

– Organisation d'événements d'envergure : Planification et coordination d'un séminaire annuel incluant la gestion des prestataires, des budgets et des logistiques internationales. – Gestion de projets transversaux : Pilotage du projet de déménagement des bureaux (250 collaborateurs) en collaboration avec les équipes IT, RH et logistique, avec respect des délais et du budget. – Optimisation des processus internes: Mise en place d'un nouveau système de gestion des fournitures et services internes – Management d'équipe: Supervision et coordination de 4 collaborateurs directs, incluant 1 alternant basé en France et 3 Office Managers situés dans des filiales internationales. Formation continue et développement des compétences des membres de l'équipe. – Support aux équipes marketing et communication: Co-organisation de campagnes internes, création de supports visuels pour des événements d'entreprise, et gestion des outils de communication interne (intranet, newsletters, affichages). – Amélioration du bien-être au travail : Mise en place d'initiatives visant à améliorer l'expérience des collaborateurs, notamment des ateliers bien-être, des activités de team-building et la refonte des espaces de travail pour les adapter aux nouveaux modes hybrides. – Veille et respect des normes réglementaires: Mise en conformité des procédures internes aux nouvelles obligations légales, notamment en matière de sécurité au travail et de protection des données personnelles (RGPD). – Assistance au COMEX: gestion des agendas, suivi des réunions, création de supports réservations diverses et suivi logistique des voyages.

– Gestion de l'accueil et des relations internes/externes: accueil des visiteurs, gestion des appels et coordination des rendez-vous – Organisation et logistique des événements internes : réunions, séminaires et activités d'entreprise – Gestion administrative et financière: suivi de la trésorerie, création et édition des devis, et collaboration avec le service comptabilité pour le traitement des paiements et des factures. – Coordination des plannings : optimisation des agendas, priorisation des rendez-vous et suivi des échéances importantes. – Soutien opérationnel aux équipes dirigeantes : aide dans la préparation de documents stratégiques, rapports, et gestion des communications confidentielles.

– Assistanat exécutif : gestion proactive des agendas, organisation des réunions stratégiques, coordination des voyages d'affaires et suivi des notes de frais pour le Président et les deux Directeurs Généraux. – Gestion des locaux : supervision des commandes de fournitures, consommables et équipements informatiques pour garantir un environnement de travail fonctionnel et agréable. – Support RH: coordination des processus d'onboarding et d'offboarding pour les nouveaux et anciens collaborateurs, incluant la gestion administrative et logistique associée. – Gestion administrative RH: rédaction de courriers RH, gestion des avantages collaborateurs tels que les tickets restaurant et la mutuelle, en veillant à la conformité et à la satisfaction des équipes.

– Gestion administrative pour plusieurs avocats : préparation, rédaction et mise en forme de documents juridiques (contrats, courriers, conclusions) dans le respect des délais et des procédures. – Coordination des plannings: organisation des rendez-vous, des audiences et des déplacements des avocats, en assurant une gestion optimale des priorités. – Accueil et relation client : accueil physique et téléphonique des clients, suivi des correspondances et coordination avec les différentes parties prenantes (huissiers, tribunaux, notaires, etc.). – Gestion documentaire : classement, archivage et mise à jour des dossiers juridiques en garantissant la confidentialité et l'accès rapide aux informations nécessaires. – Suivi des procédures : veille des échéances (dates d'audience, délais de réponse, dépôts de pièces) et transmission des documents aux instances compétentes. – Facturation et suivi financier : préparation des états de frais, gestion des honoraires et suivi des paiements en collaboration avec le service comptabilité. – Assistance opérationnelle: appui administratif dans les recherches juridiques, la gestion des bases de données et la coordination des projets transverses.

– Support administratif multijuridictionnel : rédaction, mise en page et relecture de documents juridiques complexes (contrats, actes, conclusions) en collaboration avec plusieurs avocats spécialisés. – Gestion des agendas: coordination des plannings, organisation des rendez-vous clients, des réunions d'équipes et des audiences, tout en anticipant les priorités et les délais procéduraux. – Relations clients et partenaires : accueil physique et téléphonique des clients du cabinet, coordination des échanges avec les tribunaux, notaires, huissiers et autres intervenants juridiques. – Suivi des dossiers juridiques : gestion et mise à jour des bases documentaires, suivi des échéances procédurales, préparation et transmission des pièces aux institutions compétentes. – Facturation et gestion financière : élaboration et suivi des factures, gestion des honoraires et préparation des états de frais en liaison avec le service comptabilité du cabinet. – Organisation d'événements internes et externes: appui logistique pour les événements clients, conférences et séminaires organisés par le cabinet. – Veille et conformité juridique : participation au contrôle de conformité des documents et des dossiers, et mise à jour des outils de veille juridique du cabinet.