Linedya GARNIER

Skills: Travail de secrétariat

Assistanat du Directeur Général Délégué Assistanat Head of Commercial activity & Transformation. Assistanat du Steering Committee OTRB. Organisation logistique et RH des bascules à blanc et de la bascule réelle du retail HSBC vers le CCF. Aide au déménagement des équipes informatiques (en collaboration avec les SMGX). Organisation du séminaire d'équipe et des déplacements. Suivi du budget et des factures. Gestion des arrivées et départs collaborateurs (PC, droits d'accès SharePoint, badges d'accès aux locaux). Gestion des droits d'accès aux outils, licences informatiques et certifications sous IDN. Gestion des fournitures de bureau. Revue et maping pour la conversion des adresses mails HSBC vers les adresses mails CCF. Négociations tarifs fournisseurs et mise en place du contrat tri-annuel MMB et CCF avec le Sourcing.

- Gestion Administrative et logistique du site Philips CDS Paris 13 (catering, matériel informatique et électronique, réalisation des badges d'accès site et accueil des visiteurs, animations du Lounge). - Gestion des relations avec les prestataires d'entretien et suivi des prestations annuelles de sécurité (levée de réserves sécurité incendie, préparation état de sortie des locaux, etc...). - Déménagement des équipes site et du mobilier (inventaires mobilier, rotation des bennes, archivage). - Coordination des évènements site (allocutions du DG aux salariés, collecte de vêtements Emmaus, visite des filiales, etc..). - Gestion de l'organisation du courrier (réception, collecte et distribution). - Saisie des commandes d'achats sur ARIBA/SAP, réception et suivi du règlement des factures fournisseurs. - Aide à la conduite du changement au sein des équipes en coordination avec le référent projet.

- Assistante de la Directrice aux Affaires Règlementaires. - Assistante aux Responsables AR des Services Opérations, CMC et Compliance. - Support administratif CMC et Opérations Modules 1 à 3. - Archivage compliance et gestion base de données contractuelles. - Organisation d'un Team building AR sur Paris (21 personnes). - Gestion de l'arrivée et de l'intégration des nouveaux collaborateur(trice)s. - Traitement des frais annuels des autorisations de mises sur les marchés mondiaux des produits. - Suivi du budget mensuel 2022 avec le contrôleur de gestion. - Budgétisation AR 2023 (provisions et saisies des DA et CA SAP). - Envoi des documentations ou résultats des tests pour appels d'offres par DHL ou coursiers.

- Assistante membre COMEX (Communication BU) THALES SIX. - Assistante des Responsables Communications Interne & Externe. - Organisation des Conférences Managers et gestion des Podcasts sur l'intranet. - Elaboration du Kit de communication et mise en ligne sur l'intranet. - Organisation du séminaire d'équipe et du workshop annuels. - Organisation des road shows en France et à l'international. - Suivi des budgets et commandes d'achats sur SAP.

- Assistante de Département. - Création des pages et mise à jour du SharePoint Juridixhub TotalEnergies. - Mise à jour de l'intranet juridique Wat TotalEnergies. - Suivi des abonnements aux bases légales de la bibliothèque juridique en ligne et suivi des abonnements avec le Procurement. - Organisation de la convention juridique annuelle (virtuelle à 500 participants avec L'Oréal & Sanofi) et de l'Escape game virtuel collaboratif. - Organisation du stage annuel de formation continue des magistrats (2x par an, 15 participants) et du stage des auditeurs de justice en collaboration avec l'ENM (1x par an). - Gestion mensuelle du budget en collaboration avec le contrôle de gestion.

- Assistanat à la Direction Générale Placo et ISOVER France - Assistanat à la Direction Générale Adjointe (Offre et Commerce) Placo et ISOVER France - Assistanat à la Direction Industrielle Placo - Support à l'équipe EHS Placo et ISOVER France

- Assistanat du Directeur Général, du Directeur Commercial et du Directeur Industriel

Skills: Travail de secrétariat · Gestion des fournisseurs

Assistanat à la Direction Ingénierie chez GRTgaz Gennevilliers pour les missions suivantes : - Aide aux calculs et maintien/répartition des budgets projets. - Référencement des fournisseurs. - Saisie et gestion des commandes d'achats sur SAP (marchés cadres et hors MC). - Saisie des entrées de marchandises sur SAP. - Gestion des litiges. - Classement et archivage. - Secrétariat courant, support à l'assistante de site.

- Assistanat de la Directrice Développement et des membres de son équipe. - Assistanat de la Présidente du Groupe Nordex France. - Gestion des Déclarations d'établissements secondaires à la CCI pour les entités juridiques du Groupe. - Notes de frais, courriers, classements, archivages.

- Elaboration des dossiers d'Appels d'Offres. - Organisation des réunions internes (MPR) et externes. - Projets, BD & Tenders weekly report à la Direction. - Saisie des commandes internes et du matériel caténaire sous SAP pour le service et la filiale à Alger. - Envoi des DHL. - Gestion des fournitures de bureau. - Classement, archivage.

- Assistanat de la Directrice Juridique et son équipe (7 juristes). - Organisation du Conseil de Surveillance et de l'Assemblée Générale Mixte des actionnaires. - Gestion des délégations de pouvoirs et PV. - Classement, archivage.

- Assistanat du Chief Digital Officer et de 3 membres du CoDir IT. - Assistanat du Président et du Directeur Général de la filiale Artel. - Assistanat du Directeur du Département Digital. - Suivi budgétaire et aide à la consolidation financière.

- Assistanat des directeurs Communication (en binôme), Marketing et Sales / Assistanat de 3 associés du cabinet : agendas, notes de frais, réunions, conférences téléphoniques et visio conférences, slides ppt. - Assistanat des Business Developers (interface clientèle en appel d'offres, aide à la réalisation des dossiers d'appels d'offres, gestion des sessions de formations internes CRM, mise à jour des listes de distribution mailing e-campaign). - Gestions administrative et logistique des départements (entrées et sorties du personnel, notes de frais, time sheets, commande des fournitures). - Automatisation du Weekly Report avec conclusions à transmettre aux Partners par le biais d'un fichier partagé en réseau. - Automatisation de la gestion du studio d’enregistrement vidéo du 4e étage, par le biais d'un fichier partagé en réseau.

- Gestion des agendas et déplacements du Président et du Directeur Général. - Organisation des CoDir, des Comités (des rémunérations et d'audit) et du Conseil de Surveillance. - Organisation des plénières de signature avec les syndicats et le Directoire. - Gestion des délégations de pouvoirs. - Interface avec les membres du CoDir, les journalistes et les clients. - Gestion des demandes de congés soumises au Directeur Général (ADP). - Gestion des autorisations de recrutement soumises au Président (AR). - Gestion des demandes de formation. - Mise en forme des documents et présentations. - Impressions. - Gestion des fournitures.

Support de 2 associés et des Seniors Managers composant les équipes du service financier (Advisory, Tax, Assurance, Transaction) : - Gestion des appels téléphoniques. - Organisation de voyages et de déplacements (Amadeus). - Gestion d'agendas (Lotus notes). - Organisation de réunions, formations et d'évènements clients. - Mise en forme de documents (word, excel, powerpoint). - Saisie des time sheets et expenses des associés sur GT&E pour refacturation aux clients par projets. - Gestion des notes de frais (récupération des justificatifs, saisie sur GT&E, envoi à la comptabilité). - Gestion des délégations de pouvoirs des associés. - Impressions. - Gestion des fournitures.

- Classement alpha-numérique et informatisation des dossiers. - Gestion des agendas du Directeur Général et du Directeur Juridique. - Organisation des voyages et des déplacements. - Gestion des dossiers Droits des sociétés (mise à jour des K-Bis, Comptes-rendus AG et CA). - Gestion des factures, budget du service et des notes de frais. - Gestion des contentieux simples. - Archivage.

- Interface avec les membres du COMEX et leurs assistantes. - Organisation des évènements internes : . L'Assemblée Générale des Actionnaires. . La remise des "Awards annuels" au personnel Guerbet par le DG. . Conférence DCRI avec allocution du DG. . Conférences des Médecins Radiologues au Siège Social. - Organisation des évènements externes : . Réunions objectifs 2014 (Brand Team leaders). - Gestion des agendas du Directeur Communication du Groupe et des membres de son équipe. - Saisie des cdes et imputations factures des prestataires. Gestion du budget du service. - Constitution dossiers AMM modules 1 et 2 et envoi par coursier. - Tableau de bord mensuel de l'activité du service pour reporting à la DG.