Luana Bouquerel

🌍 Bienvenue sur mon profil ! Trilingue (français, anglais, portugais) avec une solide maîtrise de l’espagnol, je mets à profit mes 8 ans d’expérience dans l’administration, la finance et RH au service de projets internationaux. J'ai pu accompagner des cabinets d’avocats, des start-ups innovantes et des PME, en France et à l’international. Polyvalente, autonome et dotée d’un esprit d’entrepreneure, j’aime apporter des solutions créatives et optimiser les processus pour faire avancer les projets.  💸 Finance & Ops • Comptabilité générale & pré-comptabilité (grands livres, TVA, CIR) • Suivi des dépenses, paiements fournisseurs • Gestion de trésorerie & reporting financier (flux, rapprochements bancaires, prévisions, P&L) • Procure-to-pay & relance clients • Clôtures comptables • Suivi CIR, assurances, documents juridiques • Optimisation des processus administratifs & comptables 👥 RH & Admin • Onboarding/offboarding • Gestion administrative & assistanat juridique (courrier, assurances, cap table, contrats) • Avantages employés, plans sociaux, chômage partiel. • Suivi du payroll, CSE, OKRs, bien-être salarié 🏢 Office & Events • Coordination multi-pays, déménagements • Evénements • Gestion de budgets • Supervision IT 🎨 Création • Réalisation de visuels, vidéos, sites web 🔑 Autres compétences • Langues : 🇫🇷, 🇬🇧, 🇧🇷, 🇪🇸 • Outils digitaux : Dext, Spendesk, Ledgy, Payfit, Sellsy, Notion, Slack, Trello, Canva, Adobe Creative Suite, iMovie, WordPress, Gsuite  💡 Pourquoi travailler avec moi ? • Polyvalence  • Adaptabilité • Autonomie & proactivité  • Créativité • Bonne humeur 📍Basée à Rio, je travaille à distance aux horaires français 📩 Contact Vous avez un projet ? Besoin d’un soutien administratif, financier ou RH ? Je serai ravie d’échanger avec vous pour trouver la meilleure solution pour vos besoins, et contribuer à la performance et à la bonne santé de votre entreprise !

Skills: Spanish · Logiciel de productivité Notion · Microsoft Excel · Design · Team Management · Google Suite · Human Resources (HR) · Office Managers · Office Administration · Fashion Illustration · Teamwork · Adobe Creative Suite · Team Leadership · Portuguese · Management · Event Management · Microsoft Office · Slack · English · General Practice of Law · Fashion Design · Sustainable Fashion · Trello · Gestion de projet · French · Conflict

- Assisting the Executive Director in various administrative tasks/ Assister la Directrice Générale dans diverses tâches administratives - ESSEC Alumni English Newsletter Design and Management/ Gestion et design de la newsletter ESSEC Alumni en anglais - Management of the ESSEC Alumni International club in collaboration with the President of ESSEC Alumni International/ Gestion du club ESSEC Alumni International en collaboration avec le Président ESSEC Alumni International - Organization of meetings and major events in collaboration with de event service/ Organizations de réunions et d'événements majeurs en collaboration avec le service événementiel - Website and database updates and management/ Gestion et mise à jour du site et de la bas de donnée - Management of the communications to alumni from generic mailboxes and Marketo/ Gestion et envoi de communications depuis des boîtes mails génériques et le logiciel Marketo - Translations from French to English in various tasks such as the articles in the ESSEC Alumni English Newsletter and the website/ Traduction du Français à l'Anglais sur divers supports comme les articles de la Newsletter ESSEC Alumni en Anglais et du site web - Email and Calendar Management/ Gestion des emails et de l'agenda de la Directrice Générale

- Designing, adpatating and monitoring academic schedules (courses, events and exams) according to needs and safety instructions/ Conception, adaptation et suivi des plannings académiques (cours, événements et examens) en fonction des besoins et des consignes de sécurité - Email Management/ Gestion des mails - Prioritizating, collecting and storaging requests/ Priorisation, collection et stockage des demandes - Collaborating with the universities and administrative services/ Collaboration avec les facultés et services administratifs - Issuing statistical reports on the activity of the organizations and the service/ Emission des bilans statistiques sur l'activité des organismes et du service - Update rooms, equipment and databases/ Mise à jour des salles, des équipements et des bases de données - Conflicts management related to the occupation of rooms/ Gestion des conflits liés à l'occupation des salles - Help with team management and team management in the absence of superiors/ Aide au management de l'équipe et management de l'équipe en l'absence des supérieurs hiérarchiques

- Visitor reception and taxi reservations/ Accueil des visiteurs et réservation de taxis - Switchboard and mail Management/ Gestion du standard et du courrier (affranchissement et distribution du courrier) - Meeting rooms management/ Gestion et réservation de salles de réunions - Calendar management/ Gestion des agendas - Supply management/ Gestion et commande des fournitures - Trip booking for the partners and and collaborators / Réservations de séjours et déplacements pour les associés et collaborateurs - Bilingual secretariat and various administrative tasksin Franch and English / Secrétariat bilingue et diverses tâches administratives en Français et en Anglais - Executive officer replacement from December 2013 to May 2014/ Remplacement sur le poste d'assistante de direction de décembre 2013 à mai 2014

- Visitor reception/ Accueil des visiteurs - Badges creation/ Création de badges - Meeting rooms management/ Gestion et réservation de salles de réunions - Taxi reservations/ Réservation de taxis - Bilingual secretariat/ Secrétariat bilingue