Magali Paoli
Office Manager | Bras droit pour dirigeants surchargés 💪🚀
Salary / Daily rate
Paris, France
Freelance
Can come onsite
Skills
Languages
Work experience
Ambassadrice d’Office lab - collectif de freelances des métiers du back office
Office lab
Feb 2022 - Present
4 years 9 months
Office lab est le premier collectif de freelances dédiés aux métiers du Back-office. Notre objectif : Vous emmener plus loin !
Office Manager Freelance
Freelance
Nov 2021 - Present
5 years
Nice, France
Office Manager Freelance
Inato
Jun 2023 - Oct 2023
5 months
Paris, France
- RH : onboarding / offboarding en France et aux Etats-Unis - Communication interne - Préparation de la paie en France et aux Etats-Unis - Services généraux de base (gestion des stocks, commande fournitures, etc.) - Organisation des évènements mensuels, trimestriels et semestriels - HR: onboarding / offboarding in France and the United States - Internal communication - Preparation of payroll in France and the United States - Basic general services (inventory management, ordering supplies, etc.) - Organization of monthly, quarterly and semi-annual events
RAF Freelance
Martin Trust Center for MIT Entrepreneurship
Nov 2021 - Oct 2023
2 years
Cambridge, MA, USA
Elaboration et l’analyse des budgets Gestion administrative et financière du département Preparation and analysis of the budget Administrative and financial management of department budget
Office Manager Freelance
New Roots
Apr 2022 - Oct 2022
7 months
Brussels, Belgium
Contrôle et validation des timesheets Edition de factures clients, règlement factures fournisseurs note de frais et rapprochement bancaire Preparation des informations pour le comptable Autres tâches administratives diverses Verification and validation of timesheet Preparation and management of monthly expense, bank reconciliation, preparation for accountant Various administrative task
Office Manager Freelance
Soluna
Apr 2022 - Jul 2022
4 months
New York, NY, USA
Gestion du planning du CEO (priorisation - proactivité) Organisation des déplacements Organisation de reunion (équipe executive, séminaires,...) Respond to general day-to-day needs of CEO, including managing calendars and scheduling meetings. Arrange all travel Plan and coordinate team meetings (weekly leadership meetings and offsite)
Massachusetts Institute of Technology
Feb 2019 - Nov 2021
2 years 10 months
Cambridge, MA, USA
Financial, Administrative & Operations Assistant au sein du Centre pour l'Entrepreunariat
Jan 2020 - Nov 2021
1 year 11 months
Cambridge, MA, USA
Assurer l’accueil et l’accompagnement des étudiants, visiteurs, et services techniques au sein du center. Soutenir la logistique et l’organisation des programmes et classes en partenariat avec le Program Manager et l’Academic Coordinator. Effectuer les rapprochements bancaires, assurer le suivi et la mise à jour des budgets. Traiter les notes de frais et remboursement des dépenses personnelles. Organiser et maintenir le bon fonctionnement de l’espace, tant celui mis à disposition des étudiants que du personnel. Etre le point de contact entre le center et les services techniques, tant internes au MIT que les intervenants extérieurs. Gérer les stocks et passer les commandes selon les besoins, pour le fonctionnement quotidien mais aussi pour les évènements ponctuels. Gestion des réseaux sociaux du Center (LinkedIn, Facebook, Instagram) Serve as the front line of support for the people, facilities, and processes of the Center to ensure that issues in the operation and maintenance of the Center, classes, and programs run smoothly and efficiently. Support the financial processes of the office so that all expenses are properly allocated, fully supported, and documented appropriately. Manage the Center’s space and facilities issues, serve as the primary contact between the Center and service providers including MIT/Sloan facilities and external contractors. Assist in planning and delivery of Center events. Manage the Center's social medias.
Office Manager au sein du Centre pour l'Entrepreunariat
Feb 2019 - Dec 2019
11 months
Cambridge, MA, USA
S’assurer du bon fonctionnement de l’espace, tant celui mis à disposition des étudiants que du personnel. Etre le point de contact entre le center et les services techniques, tant internes au MIT que les intervenants extérieurs. Gérer les stocks et passer les commandes selon les besoins, pour le fonctionnement quotidien mais aussi pour les évènements ponctuels. Ensuring the smooth operation of the center by managing the conference rooms and AV equipment, ordering office supplies. Being main point of contact with other MIT services (facilities, custodial services, technology services…)
Guide touristique
Boston le nez en l'air
Jun 2018 - Sep 2020
2 years 4 months
Greater Boston Area
Mener des visites guidées de Boston et de l'universite de Harvard, à destination de Francophone avec enthousiasme et le sourire Lead tours in Boston and Harvard University, for french speaker with a smile and enthusiasm
Manager
Caffè Nero
Nov 2017 - Sep 2018
11 months
Arlington, TX, USA
Gérer un Shift avec une équipe de 3 à 4 personnes, effectuer la comptabilité quotidienne, passer et réceptionner les commandes. Garantir le respect des règles d’hygiène et de sécurité. S’assurer de la satisfaction des clients. Promue après 4 mois grâce à mes qualités relationnelles avec l’équipe et les clients, et mes compétences de leadership. Participation au concours international annuel de meilleur Barista, finaliste régional. Run shift as Manager of the day (manage the team, cash and bank procedures, order and receive merchandise) Adhere to Health and Safety guidelines (passed Food Protection Manager Certification) Create a positive environment Ensure customer's satisfaction Prepare hot and cold drinks in accordance with customer needs Maintain a clean and tidy work area Process purchases, handle payments Promoted within 4 months for excellent customer relations and leadership skills Competitor in the international contest Barista of the Year.
Assistante de direction
ASSIM
Nov 2016 - Apr 2017
6 months
Nice, France
Gestion des mails et du courrier de la Direction Procéder à la facturation des usagers Élaboration du plan de formation Providing clerical support as necessary, including filing, faxing, copying, data entry, etc Processing billing Production of the annual training plan.
Assistant Manager
Pharmacie Cap 3000
Nov 2015 - Jul 2016
9 months
St-Laurent-du-Var, France
Accueil téléphonique, gestion des mails et du courrier Saisie et traitement des factures Gérer les stocks et passer les commandes selon les besoin Élaboration des plannings Encadrement des intérimaires Screen incoming calls/correspondence and transfer phone calls as needed Maintain calendar and schedule management with the utmost detail Keep office fully stocked with office supplies Manage the temporary staff Processing expense reports, and accounting duties.
Directrice d’établissement
Retirement home "HĂ´tel des Pins"
Oct 2013 - Jul 2015
1 year 10 months
06500 Menton, France
Gestion des dossiers résidents (22 clients, CA 57000€): admission, facturation Gestion des dossiers du personnel (15 salariés): onboarding, gestion des prépa-paie, management, offboarding Mise en oeuvre de la démarche qualité (élaboration et mise à jour des procédures) Manage day to day operations (15 employees and 22 residents) and execute general administrative tasks Provide reception services Writing and implement risk management and quality procedures (Food HACCP – Fire hazard, etc.) Process billing and ensure paiement Process monthly payroll Ensuring full resident occupancy Maintaining training records and ongoing data entry into training system.
Education
Lycée Honoré d'Estienne d'Orves
Associate's degree, Medico-Social field
2005 - 2009
4 years