Nathalie PERRE

Service Pôle Lecture Publique : 10 bibliothèques Création intégrale de mon poste et structuration documentaire du pôle suite au départ de la prédécesseure, sans transfert de connaissances ni documentation préalable. Élaboration et formalisation de 10 procédures administratives standardisées, renforçant traçabilité et conformité interne. Gestion en totale autonomie des problématiques de 1er niveau du pôle et proposition de solutions argumentées et documents types pour les autres. Administration autonome de 300 dossiers (tri, numérisation, archivage, mise à jour). Mise en place de 10 tableaux de suivi automatisés et collaboratifs, réduisant de 25 % les délais de traitement et de 80 % les risques d’erreur. Coordination transversale à distance avec les 10 bibliothèques et les services supports de la Mairie, fluidifiant les échanges et accélérant la transmission documentaire de 25 %. Rédaction de plus de 100 documents clés (rapports, notes de service, comptes rendus), garantissant la cohérence des procédures et le pilotage informé. Mise à jour hebdomadaire des supports institutionnels (organigrammes, trombinoscopes, tableaux de bord) assurant la fiabilité à 100% des données de référence. Gestion proactive de 80 rendez-vous annuels. Assistance opérationnelle d’une équipe logistique de 8 agents : optimisation des interventions, création de procédures et outils de suivi. Initiatrice d’une bourse interne d’échange de mobilier entre les 10 bibliothèques, générant une économie de 30% sur le budget annuel. Conception et présentation de supports lors de séminaires biannuels regroupant 279 agents, améliorant la visibilité des résultats stratégique. Refonte et administration du site intranet Info-Tech pour faciliter l’accès documentaire à l’ensemble des équipes (279 agents).

Au sein du Commissariat des 4ème et 5ème arrondissements de Marseille, j’ai assuré l’accueil et l’accompagnement quotidien des agents du service, favorisant un environnement de travail professionnel et positif. En totale autonomie, j’ai géré la planification et l’organisation de plus de 120 réunions annuelles pour la direction, anticipant les besoins et réduisant les conflits d’agenda de 35 %. Spécialisée dans la communication interne, j’ai rédigé et diffusé plus de 80 comptes-rendus bi-mensuels et notes, facilitant le dialogue avec les partenaires institutionnels (Police Municipale, Métropole, Maire de secteur, Comités d'Intérêt de Quartier, établissements scolaires). J’ai supervisé la gestion et la mise à jour de 60 dossiers administratifs, garantissant la fiabilité des données et la fluidité des processus internes. Ma maîtrise de la logistique m’a permis de contrôler les stocks de fournitures pour 40 agents, assurant un taux de disponibilité optimal et réduisant les coûts liés aux ruptures de 20 %. Sur le volet RH, j’ai assuré la gestion administrative de 40 agents : suivi des congés, gestion des absences, rôle d’interlocutrice privilégiée entre le service et la DRH. J’ai mené un reporting social rigoureux tout en dispensant un support RH de proximité réactif et personnalisé à chaque agent. Autonome, organisée et orientée performance, j’évolue avec succès dans des environnements exigeants, en apportant des solutions efficaces et une amélioration continue de la qualité de service.

Implantée au sein du Service Zonal de Gestion Opérationnelle à l’Hôtel de Police de Marseille, j’ai assuré un accueil quotidien et une orientation de qualité auprès de plus de 60 collaborateurs internes. J’ai administré en toute autonomie plus de 2000 courriers/an (tri, distribution, rédaction, affranchissement), garantissant la fiabilité et la rapidité des flux d’information internes et externes. Responsable de la gestion de l'agenda de la directrice du service  : organisation de plus de 150 réunions et 30 déplacements professionnels/an (réservations transport, hébergement, restauration), permettant à la directrive de se concentrer pleinement sur ses missions opérationnelles. J’ai produit et diffusé plus de 80 comptes-rendus exhaustifs (réunions, assemblées générales, commissions), utilisés comme référence décisionnelle par l’encadrement. Rédaction structurée de plus de 30 procédures et notes administratives, optimisant la fluidité des processus et réduisant de 20 % les délais de traitement. Gestion de 100 dossiers administratifs/mise à jour structurée des données ; conception de tableaux de bord pour piloter l’avancement des projets et la création de suivis et statistiques, assurant un suivi précis des ressources et une visibilité totale pour l’encadrement. Prise en charge complète de la gestion administrative du personnel (RTT, congés, arrêts), archivage rigoureux, suivi de 60 dossiers agents et reporting régulier à la DRH Zonal. Gestion optimisée des stocks de fournitures pour 60 agents, anticipant les besoins via commandes programmées, conduisant à une baisse des ruptures et une économie de 15 % sur le budget annuel.

En mission d’intérim renouvelée à la DAST de Marseille – Service des Moyens de Ressources Mutualisés, j’ai assuré la gestion intérimaire des contrats pour l’ensemble des bureaux de poste marseillais, preuve de la confiance renouvelée de ma responsable suite à une première mission déjà accomplie de mars à juillet 2013. J’ai pris en charge de manière réactive jusqu’à 80 demandes de remplacement par mois, coordonnant l’affectation des intérimaires et des permanents selon les besoins opérationnels des services. J’ai contrôlé et validé plus de 200 contrats intérimaires pour garantir leur conformité réglementaire, tout en assurant un suivi rigoureux des dossiers et un traitement immédiat des anomalies administratives détectées. J’ai participé activement à la mise à jour des bases de données RH et contribué au déploiement d’un nouvel outil de gestion dématérialisé pour les remplacements, optimisant ainsi la rapidité et la fiabilité des affectations. J’ai créé des procédures normalisées pour le traitement des demandes d’intérim et élaboré un cahier des charges afin de développer des outils statistiques automatisés, facilitant la création de reportings mensuels et le suivi qualitatif de l’activité. Au-delà des tâches courantes, j’ai produit et amélioré des supports d’aide à la prise en main du nouvel outil, mutualisé les bonnes pratiques et accompagné l’équipe dans la modernisation des processus, contribuant durablement à la performance administrative des ressources au sein du réseau postal marseillais.

Chez SNC-Lavalin, acteur international majeur de l’ingénierie et du management de projets dans les secteurs des infrastructures, de l’énergie, de l’industrie et de la construction, j’ai assuré l’accueil professionnel de plus de 15 visiteurs par jour et la gestion des renseignements téléphoniques entrants, participant ainsi à la valorisation de l’image du groupe auprès des clients et partenaires. J’ai pris en charge la gestion administrative complète de plusieurs dossiers de chantiers simultanés : montage et suivi des dossiers administratifs et financiers, pilotage documentaire et budgétaire, toujours en lien avec les exigences réglementaires du secteur de l’ingénierie et de la construction. J’ai coordonné les plannings des équipes, synchronisé les activités des intervenants internes et externes pour garantir le respect des délais sur des projets techniques complexes, et élaboré des tableaux de bord dédiés au pilotage de l’activité, assurant un suivi précis de l’avancement des travaux. J’ai également produit des statistiques pour le reporting des activités et la performance des projets, facilitant l’optimisation des processus et l’efficience des équipes. Enfin, j’ai rédigé et mis en forme les documents techniques selon les normes du secteur de l’ingénierie et de la construction, garantissant la conformité, la qualité et la compétitivité des livrables. Cette expérience m’a permis de développer organisation, rigueur et réactivité au sein d’un environnement technique exigeant et multicritères.