Samantha T.

• Office Management & coordination : Structuration des organisations, optimisation des processus, coordination des activités et amélioration des méthodes de travail. • Gestion administrative & financière : Suivi administratif, gestion des emails, rédaction de documents, gestion des devis, factures, relances et suivi des règlements. Pré-comptabilité, rapprochements et interface avec les cabinets comptables. • Ressources humaines : Suivi administratif du personnel, onboarding/offboarding, congés et absences, préparation des éléments variables de paie, déclarations sociales (URSSAF) et coordination avec les organismes et partenaires RH. • Gestion de projets & coordination : Pilotage et suivi des actions, coordination des différents interlocuteurs, organisation d'événements et suivi des échéances. • Communication digitale : Création de contenus, gestion des réseaux sociaux, gestion des avis clients et valorisation de l'image des entreprises. Outils utilisés : Google Workspace • Canva • Trello • Sellsy • CapCut • Booking/Amenitiz • Meta Business Suite • Chorus Pro • Tiime • Pennylane et autres outils collaboratifs.

• Administration du personnel : gestion des dossiers RH, suivi des plannings, relevés d'heures, préparation des éléments variables de paie et suivi administratif des collaborateurs. • Gestion commerciale : préparation des devis et propositions commerciales, suivi des clients, gestion administrative des dossiers jusqu'à la facturation. • Pré-comptabilité : facturation clients, suivi analytique, préparation et transmission des éléments comptables. • Assistanat de direction : organisation des agendas, planification des rendez-vous, préparation et coordination des réunions. • Gestion administrative : traitement des courriers, e-mails, rédaction de documents et suivi des échanges internes et externes. • Coordination interne : interface entre les différents services afin de fluidifier les processus et garantir le respect des procédures administratives.

• Planification des ressources humaines : organisation des équipes, gestion des plannings et coordination logistique du personnel pour chaque prestation. • Gestion de portefeuille clients : accompagnement de clients grands comptes (Lenôtre, Potel & Chabot, Saint Clair, Grand Chemin…) avec un suivi personnalisé et une approche orientée qualité de service. • Analyse des besoins : compréhension des attentes clients et élaboration de solutions adaptées aux contraintes opérationnelles. • Coordination opérationnelle : supervision des prises de poste, accompagnement des équipes terrain et présence lors d'événements d'envergure (Stade de France, Parc des Princes, Roland-Garros, Château de Versailles…). • Relation client : suivi des prestations, gestion proactive des imprévus et recherche de solutions afin de garantir la satisfaction des clients. • Gestion administrative : suivi des contrats, feuilles d'heures, briefings et respect des procédures internes. • Management de proximité : accompagnement et montée en compétences des alternants et nouveaux collaborateurs.

• Organisation événementielle : préparation et coordination logistique de réceptions privées (dîners, garden-parties, brunchs…). • Coordination des équipes : collaboration avec les différents intervenants (majordome, gouvernante, intendance et personnel de service) afin d'assurer le bon déroulement des prestations. • Gestion opérationnelle : mise en place, service et suivi des prestations dans le respect des standards de qualité. • Excellence de service : anticipation des besoins des clients, adaptation aux imprévus et maintien d'une expérience haut de gamme. • Confidentialité et rigueur : respect des protocoles d'hygiène, de sécurité alimentaire et des exigences de discrétion propres aux résidences privées. • Adaptabilité : gestion des contraintes liées aux déplacements, aux rythmes de vie et aux attentes spécifiques d'une clientèle internationale.

• Gestion administrative des réservations : suivi des réservations, modifications, annulations et coordination avec les canaux de distribution (OTA, tour-opérateurs, agences de voyages). • Gestion financière & pré-comptabilité : contrôle quotidien de la facturation, suivi des encaissements, clôtures journalières, rapprochements comptables et gestion des litiges de paiement. • Relation client : traitement des demandes spécifiques avant, pendant et après le séjour, recherche de solutions et suivi de la satisfaction. • Coordination opérationnelle : interface entre la réception, la gouvernante générale, les équipes commerciales et les différents services de l'hôtel afin d'assurer la fluidité des opérations. • Organisation & planification : suivi des plannings d'occupation, optimisation des disponibilités et coordination des activités quotidiennes. • Pilotage & reporting : élaboration de tableaux de bord, reporting d'activité et suivi des indicateurs destinés à la direction.

• Relation client : accueil physique et téléphonique, qualification des demandes, prise de rendez-vous et organisation des visites. • Gestion commerciale : préparation, suivi et mise à jour des dossiers de vente et de location (mandats, compromis, baux et documents contractuels). • Suivi administratif : coordination des dossiers clients, échanges avec les notaires, acquéreurs, vendeurs et locataires, suivi des relances et des échéances. • Organisation : gestion des agendas, planification des visites et coordination des priorités quotidiennes de l'agence. • Gestion administrative : traitement du courrier, gestion du standard, suivi des fournitures, classement et archivage documentaire.

• Accueil & relation client : prise en charge des clients avant, pendant et après leur séjour, gestion des demandes spécifiques et garantie d'une expérience client de qualité. • Gestion des réservations : suivi des réservations, coordination avec les tour-opérateurs, agences de voyages et plateformes de réservation. • Gestion administrative & financière : facturation des prestations, contrôle des clôtures journalières, suivi des paiements différés et gestion des encaissements. • Coordination opérationnelle : organisation des activités de la réception, gestion des priorités quotidiennes et interface avec les différents services de l'établissement. • Management de proximité : accompagnement de l'équipe de réception, planification des plannings, animation des briefings et suivi des opérations. • Gestion des situations sensibles : traitement des réclamations, résolution des litiges et recherche de solutions adaptées dans le respect des standards de qualité.

• Management d'équipe : encadrement, animation et organisation quotidienne des équipes d'étage (femmes/valets de chambre, lingères…). • Planification opérationnelle : répartition des tâches selon les arrivées, départs, priorités et niveau d'occupation de l'établissement. • Contrôle qualité : supervision de la propreté des chambres et des espaces communs, contrôle du respect des standards de qualité et des procédures internes. • Coordination interservices : interface avec la réception afin d'anticiper les besoins spécifiques des clients et d'assurer la fluidité des opérations. • Gestion des approvisionnements : suivi des stocks de linge, produits d'accueil et consommables nécessaires au bon fonctionnement du service. • Expérience client : contribution à la qualité de l'accueil en garantissant un environnement irréprochable et conforme aux exigences d'un établissement de luxe.