Valerie Perey

gestion de planning (Agenda), gestion de contrats commerciaux, gestion sociale (gestion des contrats, paie, déclaration sociale,...), gestion comptable (échéancier fournisseurs et relance clients, gestion de trésorerie, aide aux clôtures comptable : FNP, CCA, PCA, révision d'analytique), gestion administrative (note de frais, déclarations diverses, gestion des services généraux, gestion des visas,...)

Accueil public : physique et standard téléphonique (prestataires extérieurs) Gestion d’agendas complexes : du directeur de la DIFS et des responsables de services. Gestion administrative : organisation des voyages (VHR), gestion stock fournitures, mise en forme de courriers, gestion des notes de frais, suivi et chronologie des circuits de signatures des marchés publics, support administratif sur des projets internes (Digitalisation de documents internes administratifs) Gestion de communication évènement / logistique : organisation d'évènements internes : accueil des nouveaux embauchés (petits déjeuners), célébration de la norme Iso 9001, gestion des salles de réunions, rédaction d'articles (20 aine) pour l'intranet du service.

Accueil du public : physique et standard téléphonique (visiteurs, étudiants, chercheurs, prestataires, fournisseurs) Gestion de communication : interne (articles pour l’Intranet) et externe en lien avec la direction de communication : rédaction newsletter via Hubspot (une par mois) et mise en forme avec Canva, contenus pour réseaux sociaux (Facebook, Instagram, Twetter). Mise à jour fichier contact dans Hubspot. Veille évènementiel en lien avec les autres délégations. Gestion de projets culturels / éducatifs : programmation de soirée débats rencontres (4/an), projections en lien avec les institutions publiques (bibliothèques : 4 par an), ateliers d'éducations (6 ateliers) aux médias et à l'information (EMI) en lien avec l'éducation nationale. Gestion administrative / Office management de la délégation en lien avec les fonctions supports : onboarding et offboarding du personnel. Organisation des voyages (VHR), gestion notes de frais, suivi compte carte affaire déléguée générale. gestion agenda partagée de la délégation et boite e-mail commune, gestion des locaux et des prestataires intervenants, gestion stocks fournitures.

Comptabilité et Assistance administrative (Comptabilité externalisée -logiciel Quadratus) - Suivi de la comptabilité générale et analytique - transmission des pièces comptables au cabinet d’experts, - Suivi de la trésorerie, de la banque, de la caisse générale et des caisses de régie, - Gestion des notes de frais de la direction et de l’équipe, - Aide à la préparation des conseils d’administration et assemblées générales, - Elaboration des comptes rendus de réunions d’équipe, - Suivi et commande de fourniture de bureau pour l’ensemble du personnel, - Suivi des contrats maintenance et fournisseurs /clients et suivi de facturation, - Classement et archivage pour le service administration, Gestion sociale du personnel (Logiciel GHS Spaiectacle), - Gestion des formalités d’entrée et de sortie du personnel permanent et intermittent, - Préparation des contrats de travail / DUE / Gestion des tickets restaurant / Gestion des congés, - Réalisation des fiches de paie et des déclarations sociales afférentes, - Gestion et organisation des visites médicales avec la médecine du travail. - Suivi de production & questions liées à l’organisation de l’édition Administration de production - Suivi des contrats d'assurance, - Suivi des contrats de cession, de coproduction, - Suivi des contrats de location et de mise-à-disposition des lieux, - Suivi des formalités liées à l’accueil d’artistes étrangers, - Déclarations et suivi des droits d'auteur. Suivi billetterie - Prévisionnel billetterie (fréquentation et recettes), - Suivi des encaissements billetterie en lien avec le chargé de billetterie. Coordination management : - suivi et management d'un alternant - coordination administrative en lien avec la responsable administrative et financière d'une équipe de 7 à 15 personnes.

missions en lien avec le chef comptable et le contrôle de gestion : - gestion et suivi du recouvrement de l'encours client France et étranger (achat de disque en physique grande distribution, disquaires, merchandising artistes, règlements droits d'auteurs, achat de musique, abonnement digital) en lien avec le chef comptable et le département commercial physique et marketing digital. - saisie comptable et lettrage des paiements - reporting / analyse des clients à risques. - suivi des commandes de disques d'artistes - fiscalité internationale : gestion des retenues à la source.

Agence d'artiste, Label et producteur/diffuseurs de spectacles. Missions en lien étroit avec la responsable administrative : - Secrétariat téléphonique, prises de RDV, suivi demande de synchronisation. - gestion comptable : gestion des règlements/échéanciers fournisseurs. gestion comptable royalties et administrative des sociétés d'édition de AIR (Aircheology et Revolvair) et Voyez Mon Producteur . - Assistance logistique ponctuelle les soirs de spectacles (gestion liste d'invités, billetterie)

Mise en place et coordination de projets associatifs : - définition des besoins - organisation logistique et animation des projets sur le terrain, - recrutement des bénévoles sur les projets associatifs