Viviane Younes

Assistanat & secrétariat : • Accompagnement au quotidien de la DAF, Assistanat de la Direction Générale, Prise en charge et traitement du courrier, Accueil physique et téléphonique, Gestion des prestataires du pole (Assurance, organismes sociaux, OPCA…), Préparation et relecture des contrats Gestion logistique & Services généraux : • Responsable de la bonne tenue, de la coordination et de la supervision des locaux • Gestion et choix des fournisseurs & optimisation des coûts Paye & gestion sociale : • Onboarding/Offbording administratif des salariés (DPAE, Adhésion mutuelle & prévoyance, Gestion cartes restaurants, badges, visite médicale…) • Gestion des données variables de paie, HNO et astreintes (Environ 150 bulletins de salaires), interface avec les cabinets comptables Projets : • Optimisation, rationalisation et automatisation des process • Participation active aux projets de développement de l’entreprise et du pôle administratif et financier.

Création, déploiement, mise à jour de toutes tâches administratives. En charge de la maitrise et de la réduction des coûts. Administratif : • Responsable du suivi et de la mise à jour de tableaux de bord des formations dispensées par GEROSCOPIE FORMATION (organisme de formation de la société) : calculs de marges, indicateurs, primes commerciales sur tableaux croisés dynamiques, facturation, Gestion du Business Plan • Pilotage et structure des systèmes d'archivages physiques et électroniques afin d'assurer l'intégrité et la sécurité des informations • Responsable des services généraux (recherche et choix des fournisseurs, négociation des contrats) • Gestion des procédures internes (Mise à jour, Mise en place…) • Gestion et optimisation de la salle de formation : planning d’occupation, préparation de la salle, accueil des stagiaires… Ressources Humaines : • Gestion administrative des ressources humaines : tickets restaurant, notes de frais, absences de toute nature, suivi de la médecine du travail, intégration nouveaux collaborateurs…) Comptabilité : • Saisie de toute la comptabilité sur Oxygène • En charge de la facturation Clients et fournisseurs (Règlements, relances, recouvrement)

Point de contact des collaborateurs rattachés au projet : assure la planification, la réalisation et la supervision de tous les aspects administratifs au sein de l'organisation •Collecte d'informations et préparation de documents pour les dossiers en cours •Interface entre les différents services internes et externes •Gestion des commandes et des fournitures de bureau, de la logistique du bureau •Gestion : agendas, e-mail, appels téléphoniques, notes de frais (Nautilus), courrier entrant et sortant, classement et archivage, mise en page et frappe de documents et de compte rendus, organisation de réunions (invitations, gestion des salles), organisation des déplacements (réservations billets, hôtels...), gestion du personnel (suivi des relevés d’heures, des absences…) Chargée de la gestion des engagements et de la réduction des coûts internes. •Responsable des relations avec les fournisseurs (prise de contact, négociation, devis, suivi des prestations, gestion et suivi des contrats, renouvellements...) •Responsable de l’ensemble des achats et de la facturation (Prestataires, sous-traitants, clients, relations avec le syndic…) •Participation à l'élaboration et suivi des budgets financiers de l’agence •Élaboration de tableaux de bord avec création d’indicateurs et remontés d’alertes •Optimisation des outils de gestion et des procédures (Création, mise en place et diffusion) •Responsable de la flotte automobile (130 véhicules •Gestion des équipements (Détermination du besoin, choix des matériels, attribution, renouvellement) •Mise en place de toute la structure de démarrage de l’agence (15 salariés en 2009, 140 en 2012) •Organisation des principales manifestations de l’agence