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22 mai 2022

9 min

Entreprises : comment onboarder vos freelances ?

Qu’il est loin le temps de l’entreprise corporate façon The Office… Bonjour l’entreprise nouvelle génération où le pouls de la société bat (aussi) hors les murs ! Autrement dit, aucune entreprise ne peut aujourd’hui se passer de ressources externes pour mener à bien ses projets.

Un challenge d’autant plus compliqué à relever à l’ère où les frontières des compétences et des ressources sont de plus en plus floues. La réussite (sous entendu la qualité de l’exécution) dépend de plus en plus de l’harmonie entre les acteurs freelances et internes. 

A ce titre, l'accueil de collaborateurs en freelance - ou onboarding - semble être le bon levier pour faciliter le démarrage de mission. Mais alors, comment s’assurer de la confidentialité et de l’efficience de cette étape ? Comment éviter ce chiffre vertigineux de 60% des projets qui échouent  ?

Un faux départ est si vite arrivé qu’un lancement dans les règles de l’art demeure clef. Dans cet article, nous développons les cas d’usages et la mise en œuvre opérationnelle du processus d’onboarding auprès des freelances.

Mais pourquoi les freelances ont-ils besoin d’un onboarding ?

L'onboarding, une étape clef pour réussir sa collaboration avec un freelance

En matière d’onboarding, même les grandes entreprises n’échappent pas aux écueils des premiers pas en mission, c’est pourquoi le sujet mérite d’être traité dans toutes les structures. Pour Solenne, ex-DRH d’un grand groupe et fondatrice de la EdTech SoftKids, l’onboarding est même un prérequis à chaque entrée dans l’espace collaboratif, y consacrer du temps est un rituel et un investissement pour une montée en compétence sereine. “Pour moi, il ne faut pas faire de différence entre l’onboarding des freelances et des internes. Toute personne qui démarre doit comprendre où elle arrive, quel est son rôle, quel est le jargon de l’entreprise”.

Et que disent les freelances ? Pour Nina, consultante en Planning Stratégique, une mission sans onboarding propre, c’est carrément un carton rouge. “Lorsque les échanges sur la vision de l'entreprise ne se font qu’en off, sans rien de concret, ni d'écrit, la mission ne démarre pas sous les meilleurs auspices”, nous confie-t-elle. Elle doit alors effectuer un cadrage pour bien définir la vision, la culture d’entreprise, son périmètre d’intervention et les moyens disponibles “afin de savoir où (elle) met les pieds et bien comprendre les enjeux de l'entreprise.”

Sans onboarding digne de ce nom,  le risque est grand de se rendre compte trop tard que la mission est en difficulté. À la tête d’une agence de community management, Céline en a fait les frais. Elle se souvient avoir recruté une freelance qui ne s’est pas révélée aussi compétente qu’escompté, avec une insatisfaction croissante des deux côtés.

Mais j’avais sûrement ma part de responsabilité car je l’avais mal onboardée. Certaines choses me semblaient si “évidentes” en matière de transfert de connaissances qu’il y avait pas mal de non-dits. Cela a généré une anxiété du côté de la freelance. L’échec de cette collaboration a donné lieu à une grosse remise en question de mon côté. Je me questionne désormais sur ce que je suis prête à déléguer ou pas, ce que je suis prête à transmettre en matière de documentation et de formation”, déclare Céline, à la tête d’une agence de community management. Cette prise de conscience l’a encouragée à développer une culture de la documentation et des processus internes, elle qui était totalement centrée sur l’opérationnel. 

Un freelance bien embarqué = un freelance + engagé !

Réaliser un onboarding des freelances au sein d’une entreprise nécessite de la confiance entre les deux parties : les informations partagées sont parfois critiques (stratégiques) ou opérationnelles. Mais au-delà de la question de la confidentialité, à travers cette collaboration, freelances et entreprises ouvrent l'accès à une communauté. 

Mais qu’elles se rassurent : les entreprises ont tout à gagner en engageant (motivant, dynamisant) au maximum les freelances, par-delà le simple livrable de leur mission. D’ailleurs, nombre de freelances affichent dès leur portfolio ou bio Linkedin leur choix de missions à impact par exemple. Or, l’onboarding réassure les attentes sur l’impact, les résultats attendus à la fin de la mission. 

Un parallèle peut être effectué entre l’onboarding des salariés, qui prédit plus d’engagement par la suite, et celui des freelances dans l’achèvement de leur mission. Un freelance bien “embarqué” aura plus de chances de garder un bon souvenir de sa collaboration, et ainsi de s’engager en faveur de l’entreprise cliente par la suite. 

Les marques “employeur” sont déjà développées et enrichies, alors pourquoi pas la notion de marque de “collaborateurs” ? Cette notion ouvre de fait un espace de travail culturel plus large, une aura au-delà des salariés ou dirigeants fondateurs. Dès lors, chaque collaborateur externe ou interne contribue à partager du contenu sur l’entreprise. Et comme l’exprime Nina Ramen, freelance Copywriting, “construire un média fort attire et forme d’une certaine manière les collaborateurs qui conviennent au projet”.

Des programmes de freelances advocacy pourraient donc être imaginés pour permettre à l’entreprise de bénéficier au maximum de l’expertise et de la visibilité de ses freelances. Et vice versa. Et pour engager les freelances au maximum auprès de l’entreprise, il est essentiel que ces derniers aient bien saisi les valeurs de celle-ci. “C’est le sens commun qu’il faut cultiver. Il faut tous aller dans la même direction”, partage Laurianne Le Chalony Chief People Officer d’EcoVadis. 

Or, ces valeurs s’incarnent aussi dans la manière de mener un onboarding spécifique à chaque contexte. Connaître les codes sociaux permet un ajustement plus simple pour le freelance et lui évite les faux pas culturels. Solenne, elle, forme même “à la vision, aux piliers de l’entreprise, aux canaux de communication, aux outils à utiliser par domaine d’activité, à la façon de communiquer”.

Ouvrir l’accès à l’information… sans limite ?

L’un des enjeux principaux de l’onboarding est de délivrer le niveau maximum d’informations au freelance. Faciliter cette appropriation, c’est aussi s’équiper d’outils faciles à prendre en main voire qui sont déjà connus par les freelances. Pour ce faire, uniformiser les outils et utiliser les normes du marché facilite l’adoption : comme Drive, Adobe, Figma, Zoom, Teams ou Meet, Notion, Trello, Github, Slack, Canva, Monday… L’idée étant une fois encore de permettre au freelance d’accéder très facilement à l’information, sans avoir en permanence à solliciter un tiers. 

A noter  qu’il est recommandé de désigner un interlocuteur privilégié ou un point de contact pour le freelance au sein de l’entreprise, afin de centraliser ses demandes. De même, si le freelance travaille en collectif, il sera préférable qu’un leader gère la relation avec le client.

Mais alors, où arrêter le partage ? Des notions de sécurité et confidentialité vont bien entendu surgir, et on imagine mal une entreprise de la cybersécurité ouvrir son accès à l’information. Toutefois, des clauses contractuelles spécifiques existent pour borner la relation et éviter la fuite d’informations stratégiques. Par exemple, Solenne invite chaque freelance à signer une clause de confidentialité avant le démarrage.

Un freelance travaillant sur une levée de fonds avec les questions de valorisations ou juridiques, n’aura pas les mêmes niveaux de confidentialité qu’une attachée de presse. Bref, il est important de préciser le périmètre de confidentialité et sa durée de validité.

Reste que dans certaines entreprises, il n’y a pas vraiment de limite de partage de l’information. C’est le cas chez Collective, comme le souligne Jean de Rauglaudre, CEO : “c’est simple, nous partageons déjà beaucoup ! Data room, évolution, histoires et coulisses… nous sommes plutôt partisans de “Soignez l’onboarding pour gagner du temps par la suite” ! Dès l’arrivée d’un freelance, nous partageons les documents, checklists de choses à faire, outils, personnes à rencontrer, lexique ou jargon à connaître, ainsi que le réseau slack. Cette documentation nous l’avons constituée à raison d’une heure par jour par founder et une à deux heures par semaine par employé.”

Cette documentation - ou knowledge management - définit « un système d’initiatives, méthodes et outils destinés à créer un flux optimal de connaissances pour le succès de l’entreprise et de ses clients », explique Eunika Mercier-Laurent, membre de l’International Federation for Information Processing (IFIP). Selon Jean, plus la documentation est rodée, moins cela laisse place à l’interprétation : “le bon onboarding est celui qui fonctionne pour tout le monde, qui demande peu de personnalisation. Réaliser un onboarding de projet, c’est comme pour un nouvel utilisateur de notre plateforme !”. 

Les clefs d’un bon onboarding en pratique 

Tout d’abord, quel est le bon timing ? Et bien, tout dépend de la complexité, de la durée et de la criticité de la mission. “Pour une mission en régie pour un renfort capacitaire, l’onboarding est souhaitable quel que soit le métier (office manager, RH, marketing…) et prend à peu près une semaine. Par contre, pour une mission avec un livrable, dont la durée est modérément courte, l’enjeu est que cela soit bien fait mais rapidement et l’onboarding intervient alors au moment du brief de la mission. L’autonomie est ici fortement attendue”, nous partage le CEO de Collective.

Voici ensuite quelques recommandations des experts interviewés :

  • Préparer un document de bienvenue avec noms, photos, postes et organigramme.  
  • Consolider les chiffres et actions clés sur chaque chantier ou stream pour que le freelance puisse se projeter sur les priorités et s’adapter (objectif : réduire l’effet de la supposition ainsi que le coût d’un cadrage long).
  • Prévoir une réunion d’accueil (en visio ou pas) avec la personne en charge du projet. L’objectif ? Présenter les documents, espaces d’échange et même routines culturelles : stand up meeting (points quotidiens), café hebdomadaire ou autre rituel favorisant l’engagement des ressources en interne.
  • Proposer un canal de communication adapté pour les questions ou sollicitations (par exemple intégrer le freelance à Slack pour les missions de longue durée, ce qui est souvent le cas dans les équipes dév).
  • Présenter les prochaines étapes.
  • Définir et communiquer le dispositif de gouvernance.
  • Rappeler les consignes de confidentialité si besoin.
  • Mettre à disposition un espace de formation asynchrone au lexique métier, technique et tutoriels

Mesurez le succès d’un bon début pour vous motiver

L’étape de l’onboarding, pourtant courte dans la collaboration entre le freelance et l’entreprise, donne le ton. Un bon démarrage permet une acculturation plus puissante, une durée d’exécution raisonnable car les bases de la communication entre les deux parties sont bien claires.

Pour mesurer le succès de l’onboarding, les feedbacks permettent d’améliorer et de s’encourager. Pour Céline, chaque bilan de la mission prend en compte la réussite ou pas de l’onboarding. Le but étant pour elle de “s’améliorer à chaque fois pour rendre l’expérience meilleure et de fait chaque mission plus performante”.

Chaque processus peut être ajusté et amélioré au fil du temps jusqu’au moment où il pourra être automatisé en partie (envoi des liens vers les outils, les tutoriels, les documents, les accès…etc). Le but étant de garder la partie la plus intéressante : l’échange en direct avec le freelance. Communication, méthode et outils sont donc clés pour faire de l’onboarding un allié de votre relation avec les freelances.

Article édité par Paulina Jonquères d'Oriola

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