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27 septembre 2022

7 min

Organiser son collectif

Vous avez un collectif, avez déjà réalisé une première mission ? Dans cet article vous allez apprendre comment vous organiser en tant que collectif et comment gérer vos différents projets

Si vous n’avez pas encore fait de mission, vous devez plutôt concentrer vos efforts sur l’étape précédente : trouver sa première mission en collectif

S’organiser en collectif pendant les missions

Réaliser des missions en collectif implique de s’organiser en équipe. Les deux points à traiter : (i) la communication avec les clients, (i) la gestion de projet au sein du collectif.

Communiquer avec ses clients en collectif

Dans la prestation de service, la communication avec ses clients est clé ! C’est ce qui fait que vos clients apprécient (ou non) travailler avec vous.

Voici 3 conseils pour bien communiquer avec vos clients :

Conseil 1 : Définissez un interlocuteur principal

Vous augmenterez la valeur perçue du collectif si vous êtes en mesure de faciliter la vie de votre client.

Or, les clients préfèrent avoir un nombre limité d’interlocuteurs : c’est plus simple à suivre. Vous devez donc définir un interlocuteur direct sur votre mission.

Le rôle de ce “chef de projet” est de centraliser les retours du client, et de lui donner de la visibilité sur l’avancée du projet (voir conseil numéro 2). Une fois les retours centralisés, il faut les organiser et les répartir entre les membres (voir “Gérer ses projets en collectif”).

Conseil 2 : “Sur-communiquez” sur l’avancement du projet

L’erreur majeure des prestataires de services : ne pas donner assez de visibilité aux clients sur l’avancement du projet.

Si vous faites l’effort de donner énormément de visibilité à vos clients, vous sortirez du lot. Vous faciliterez aussi la vie lors de la gestion de projet.

Pour “sur-communiquer” :

  • Faites un récapitulatif de votre avancement sur les différentes tâches du projet. 1 à 2 fois par semaine, listez les différents sujets, et indiquez que vous êtes bien en mesure de livrer dans les temps. Bonus : indiquez les prochaines étapes.
  • Mettez en place un rituel client hebdomadaire. Ce rituel peut être synchrone (un call de kick-off de 30min), ou asynchrone (l’envoi d’une vidéo expliquant les sujets prioritaires de la semaine)
  • Indiquez systématiquement les dates limites de livraison. Assurez-vous de prévoir suffisamment large pour livrer systématiquement AVANT la date prévue. Vous créerez une relation de confiance qui a énormément de valeur pour vos clients. Si vous devez (exceptionnellement) reculer une date de livraison, prévenez votre client avec un délai qui lui permet de s’organiser.
  • Prévoyez un appel pour chacune des livraisons, et partagez une invitation à votre client. Cela lui permettra d’avoir une visibilité constante (dans son calendrier) sur la roadmap du projet.

Conseil 3 : Demandez du feedback en continu

Le pire qui puisse vous arriver : vous rendre compte en fin de mission que votre client n’est pas pleinement satisfait. Pour éviter cela, vous devez demander du feedback en continu.

Le problème : la majorité des clients ne donnent pas un feedback sincère en cours de mission. Ils ont tendance à être “trop gentils”. C’est un problème car vous devez savoir ce que vous devez améliorer pour progresser, et satisfaire vos clients.

Notre conseil pour recevoir du feedback utile :

  1. Mettez en place un système de feedback : à intervalles réguliers (2 semaines après le lancement du projet, puis tous les mois), envoyez un questionnaire de satisfaction de manière automatisée. Idéalement depuis une adresse email générique (exemple : feedback@domaine.com), pour que votre client soit plus enclin à répondre objectivement.
  2. Prévenez votre client qu’il recevra ces demandes de feedbacks. Indiquez-lui que c’est ce qui permettra de s’assurer de sa pleine satisfaction, et qu’il faut qu’il investisse 5 minutes pour répondre en toute objectivité.
  3. Si besoin, relancez votre client 3 jours après l’envoi du questionnaire.
  4. Prenez en compte les remarques de votre client pour vous améliorer.
  5. Envoyez un récapitulatif des initiatives que vous mettez en place pour vous améliorer sur les points qu’il a relevés.

Les questions à intégrer dans votre demande de feedback :

  • Quels sont les 3 éléments que vous appréciez le plus depuis le début de notre collaboration ?
  • Quels sont les 3 points d’amélioration que vous identifiez pour notre collectif ?
  • Sur 10, à combien estimez-vous la probabilité que vous nous recommandiez à votre réseau ? Interdisez la note 7/10.
  • Par rapport à d’autres prestataires de services, vous nous situez dans le : top 1%, top 10%, top 25%, top 50%, seconde moitié.

Si vous avez moins de 8/10, que vous n’êtes pas dans le 10%, et que les points d’amélioration identifiés ne sont pas clairs : demandez à votre client un appel de 30 minutes pour comprendre comment vous pourriez atteindre ces paliers.

Gérer ses projets en collectif

Vous avez désormais : (i) un interlocuteur désigné pour votre client, (ii) un système de communication efficace et (iii) un système de prise de feedback pour vous assurer de la satisfaction de vos clients.

Il vous faut maintenant vous assurer que vous arrivez à vous répartir les tâches en collectif, et que vous tenez systématiquement vos dates de livraison.

Se répartir les tâches en collectif

La répartition des tâches se fait, le plus souvent, naturellement.

Option 1 : le membre désigné comme interlocuteur principal du client peut définir les tâches à réaliser, et les répartir entre les différents membres du collectif.

Option 2 : l’organisation horizontale. Une fois les tâches listées, les membres se les attribuent d’eux-mêmes afin d’avancer vers la livraison du projet.

Option 3 : la répartition vient naturellement du fait des rôles de chacun : il est évident que le designer d’un collectif va s’occuper de la phase de design pour un projet de création de site web.

S’assurer de respecter les deadlines

C’est le point clé de l’organisation en collectif : vous assurez d’avoir assez de visibilité pour livrer le projet dans les temps.

Ici, vous pouvez appliquer les règles de “sur-communication” décrites dans le paragraphe précédent. Vous pouvez également simplement vous faire confiance : c’est ainsi que fonctionnent les collectifs avec un fort esprit d’équipe.

Organisation administrative du collectif

Choisir son modèle de facturation

Il existe trois grands modèles de facturation. Le choix de votre modèle de tarification dépend de votre activité.

La facturation au livrable, ou “Milestone”

Vous définissez une série de livrables. Vous fixez un prix fixe pour chacun des livrables.

Ce mode de facturation a l’avantage de garantir un prix final à votre client. En revanche, vous vous exposez à dépasser le temps prévu initialement. 

Nous recommandons d’utiliser ce système uniquement pour des missions où il est facile d’estimer le temps nécessaire à la livraison du projet.

La facturation au temps-passé, ou “Pay-as-you-go”

Vous facturez le nombre de jours consommés par votre client tous les mois ou tous les 15 jours.

Avantage : vous êtes certain de vous y retrouver financièrement. La répartition en collectif est également simplifiée.

Inconvénient : votre client peut avoir peur que le budget s’envole.

Il est possible de démarrer par une phase de “dérisquage”, facturée pour un montant fixe. Vous pourrez alors donner davantage de visibilité sur le budget final, avec un plafond tacite de jours à facturer au temps-passé.

La facturation à la performance

Pour des prestations marketing ou commerciales, vous pouvez ajouter un bonus à la performance en supplément de votre prix initial. Cela vous permet d’aligner vos intérêts avec ceux du client, tout en limitant le risque financier.

Attention : nous vous déconseillons d’accepter des missions dont 100% de la rémunération dépend de vos résultats. La rémunération à la performance doit être exceptionnelle et venir en complément d’un frais fixe.

Répartir les revenus entre les membres

En travaillant en collectif, vous devrez définir la répartition du revenu entre les membres. La plateforme collective.work vous permet de répartir les revenus entre les membres du collectif. 

Facturation au sein du collectif

Si vous facturez au temps-passé, la répartition est assez évidente. Il faut cependant s’assurer que l’interlocuteur principal du client (qui a probablement géré le process de vente) s’y retrouve en facturant le temps-passé en “gestion de projet”.

Si vous facturez au livrable , il faudra soit (i) définir en amont la répartition entre les membres, (ii) soit vous arranger après la livraison en fonction du temps investi par chacun.

Si vous intégrez un bonus à la performance, il faudra également être flexible et s’arranger en fonction de la contribution de chacun.

Envoyer ses factures en collectif

Deux solutions s’offrent à vous :

Solution 1 : Utiliser Collective.work pour envoyer une facture unique à vos clients, et sa répartition entre les membres. 

Solution 2 : Envoyer plusieurs factures individuelles au client. Cette solution a l’inconvénient de sembler moins professionnelle, et de compliquer la gestion comptable de votre client : assurez-vous a minima d’envoyer toutes vos factures (et éventuelles relances) en même temps. 

L’organisation du collectif en dehors des missions

Si vous avez choisi de travailler en collectif, c’est également pour retrouver l’émulation du groupe.

À la manière d’une entreprise, vous pouvez mettre en place vos rituels : calls hebdomadaires, réunions physiques, voyages… Avec le développement de votre collectif, vous aurez l’occasion de réfléchir à ces sujets passionnants !

Conclusion

Voilà, vous avez maintenant tous les éléments en main pour trouver votre mission en 15 jours et vous organiser.

Si vous avez investi du temps dans la lecture de ces articles, passez immédiatement à l’action :

  1. Inscrivez-vous sur collective.work (1 minute)
  2. Invitez les membres auxquels vous pensez (30 secondes)
  3. Complétez votre page avec quelques informations (5 minutes) 

Le pire qui puisse vous arriver : recevoir une opportunité de projet ! C’est même très probable…

À très vite pour votre premier succès !

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